Grâce aux équipes de l’ARBS, les parents partent en vacances le cœur léger, tout comme les enseignants et responsables d’établissements. En effet, la gestion des livres scolaires à l’ARBS s’appuie sur une logistique efficace, qui permet de collecter les manuels scolaires d’occasion, de les réparer et de les réattribuer dans un pack complet pour l’année scolaire suivante pour chaque élève. Un travail de fourmi (ou de Titan !) tout au long de l’année, avec un gros pic d’activité pendant l’été.
Suivez-nous dans les coulisses de l’ARBS pour découvrir le chemin parcouru par les livres scolaires neufs ou d’occasion avant qu’ils ne soient remis aux enfants.
L’achat-revente de livres scolaires, c’est toute l’année !
Dès le mois de février, les 5 responsables d’unités, répartis dans toute la France et gérant environ 80 établissements chacun, organisent le planning des établissements partenaires pour le retour des livres scolaires d’occasion. Ils prévoient pour chacun les dates de présence des équipes pour le retour des ouvrages, avec une ou plusieurs dates fixées suivant la taille de l’établissement.
Ils procèdent également au recrutement du personnel saisonnier qui viendra étoffer l’équipe ARBS durant la saison d’été.
En mars, l’ARBS envoie aux établissements des listes de souhaits de livres scolaires et manuels de travaux pratiques à remplir et à retourner. Ces listes détaillent les manuels existants, ainsi que les nouveautés, pour chaque niveau et matière.
C’est également à cette période que l’ARBS confirme aux établissements les dates de permanence des équipes.
En mai, les établissements retournent la liste des ouvrages demandés pour l’année scolaire suivante, sans dépasser la date limite fixée !
La période estivale : mise en place d’une logistique imparable !
Début juin, les équipes de soutien arrivent ! Chaque année, près de 300 saisonniers sont recrutés pour des missions logistiques, administratives, financières et d’accueil des familles.
Une partie de ces saisonniers est envoyée dans les établissements partenaires, par équipe de 2 à 5 personnes suivant la taille et le nombre d’ouvrages à racheter. Chaque équipe dispose d’un véhicule et est accompagnée d’un « ancien » qui forme ceux dont c’est la première saison de collecte des livres scolaires d’occasion. Pendant les dates fixées au préalable pour le retour des manuels par les élèves ou les parents, ils assurent bien plus qu’une permanence : en effet, ces équipes jouent un rôle clé dans la logistique de rachat et revente des livres scolaires mise en place par ARBS.
- Ils accueillent tout d’abord chaque élève, qui arrive avec sa pile de manuels (normalement complète) et vérifient l’état des livres scolaires.
- Si les livres scolaires sont en état correct, ils procèdent directement au rachat du manuel, via une tablette connectée, donnant un certificat à l’élève, qui atteste du bon retour du livre. Dans le cas où le livre est très abîmé, déchiré ou annoté, le rachat ne peut pas s’effectuer et le prix de l’ouvrage est dû.
- Puis les livres scolaires sont triés : les équipes séparent ceux qui seront mis au rebus et recyclés via notre partenaire Paprec, des livres scolaires d’occasion qui auront la chance de repartir pour une nouvelle année. Les livres sont également réparés si nécessaire et consolidés, et on dresse un inventaire précis qui servira pour les reventes de livres d’occasion du mois d’août.
- Les livres scolaires sont également stockés en piles par matière et niveau . Ils resteront sagement dans la salle dédiée mise à disposition par l’établissement jusqu’à la prochaine rentrée scolaire et l’attribution à un nouvel élève.
Tant qu’ils sont en bon état (et ne font pas l’objet d’une réforme), les manuels d’occasion sont rachetés aux parents puis revendus à une nouvelle famille : un système économique et simple de gestion des livres scolaires, qui soulage à la fois les établissements et les parents d’élèves.
C’est mi-juin également que le site ARBS est mis à jour avec la mise en ligne des listes de livres scolaires demandés par les établissements. Les parents peuvent ainsi passer commande directement. Il leur suffit de se connecter pour passer commande du lot de livres spécifique au niveau de leur enfant. Leurs commandes seront livrées soit en établissement (pour toute commande passée avant le 15 août), soit en point retrait ou à domicile.
Les versions numériques des manuels peuvent également être commandées sur le site internet, en complément ou à la place des manuels papier, selon les choix de l’établissement. Les licences d’accès sont alors envoyées automatiquement à l’adresse email du parent.
Dès la mi-juillet, le calme revient (un calme relatif !).
À l’entrepôt, c’est le moment de l’inventaire et de la commande des livres scolaires neufs. Tous les anciens ouvrages ont en effet été comptabilisés sur place dans les écoles, réparés et stockés. Le service logistique vérifie les commandes de chaque établissement et complète la liste des livres scolaires d’occasion stockés chez eux par les commandes de livres scolaires neufs, que ce soit pour des livres manquants ou de nouveaux manuels (nouvelles éditions ou choix d’un ouvrage différent par les enseignants).
Début août, c’est un petit break bienvenu qui attend les équipes !
Mais dès la mi-août, c’est le moment du déballage des commandes arrivées à l’entrepôt.
Les livres scolaires et les cahiers activités sont distribués directement dans les établissements et sont regroupés en pack sur place pour pouvoir être directement donnés à chaque élève.
Dès fin août, avant la rentrée scolaire ou bien le jour J, les équipes assurent la livraison aux élèves de leur pack de livres, dans leur établissement scolaire, qui aura communiqué aux élèves la ou les dates de remise d’ouvrages.
- Chaque livre est doté d’une puce, ce qui permet de le biper avec la tablette pour confirmer que le livre est bien devenu la propriété de l’élève, jusqu’à la fin de l’année scolaire ou le cycle recommencera. Une manière discrète d’éviter le vol ou l’emprunt de livres.
- En primaire, les packs de livres scolaires sont nominatifs . Il sont préparés et filmés par nos équipes : un service premium !
Les remises de livres scolaires se prolongent toute l’année, en fonction des besoins : rentrée scolaire plus tardive (pour les élèves en apprentissage par exemple), changement d’établissement en cours d’année, commande complémentaire…
Une logistique efficace grâce à des équipes de choc !
L’originalité de cette logistique tient en grande partie dans le recrutement des étudiants saisonniers. De début juin à mi-juillet puis de mi-août à mi-septembre, près de 300 saisonniers travaillent à Nancy, Amiens, Bordeaux, Caen ou Marcq-en-Barœul et assurent la gestion des ouvrages d’occasion ou neufs pour tous les établissements partenaires ainsi que la hot line ARBS.
Soit une rentrée scolaire sereine pour près de 100 000 enfants concernés par l’achat de livres scolaires !
L’ARBS est très fière de ses équipes de jeunes professionnels et de sa mission de responsabilité sociale de formation, continuité logique de la mission d’éducation.
Travailler comme saisonnier chez ARBS est souvent un premier job étudiant, mais certains viennent plusieurs années de suite parce qu’ils adorent l’ambiance. L’équipe compte même parmi ses membres 20 anciens saisonniers d’il y a 15 ou 20 ans !
Le climat de travail est toujours convivial et surtout, les saisonniers s’investissent pleinement dans leur mission. Ils aiment travailler en équipe et être responsables de leur site, avec beaucoup d’autonomie. Ils sont bien sûr formés pour répondre aux demandes de manière précise avec des outils de formation conçus par ARBS, des tutos, et de nombreuses techniques pour une logistique efficace ainsi que les conseils de « Job de Vie » pour aborder leur nouvelle vie professionnelle. Une occasion unique pour eux d’acquérir et/ou de développer de nouveaux savoir-faire et savoir-être !